Veelgestelde vragen

Nee. Je krijgt 14 dagen gratis toegang tot een volledige werkruimte. Pas als je na de proefperiode wil blijven, stel je een betaalmethode in (iDEAL of factuur).

In Start 1 gebruiker, in Essentieel tot 5 (uitbreidbaar à €9/gebruiker), in Plus tot 10. Enterprise heeft geen limiet. Klanten van het klantportaal tellen niet mee — die zijn gratis voor je eindklanten.

Ja. We hebben een dedicated mobiele werkbon-flow op /m/dagplanning en /m/werkbonnen die geoptimaliseerd is voor mobiel gebruik door monteurs in het veld — grote knoppen, offline-detectie, handtekening met de vinger.

Nee. Maandelijks opzegbaar. Bij opzeg krijg je 30 dagen grace-period waarin je je data kunt exporteren via /portaal/profiel.

We blokkeren je niet. We sturen je een notificatie en stellen voor om naar het volgende pakket te upgraden. Je hebt 30 dagen om te beslissen — in die tijd blijft alles werken.

Nee — we kiezen ervoor om geen jaarbetaling-korting aan te bieden. We willen dat je elke maand opnieuw kiest om bij ons te blijven. Daar werken we voor.

Ja. We dekken de administratieve eisen: per-installatie-dossier, werkbon met dubbele handtekening, koudemiddel-balans per cilinder en installatie, append-only audit-log van alle wijzigingen, en 7-jaars bewaartermijn op werkbonnen en mutaties. Het procescertificaat blijft uiteraard verantwoordelijkheid van jouw bedrijf zelf.

Elke monteur registreert zijn BRL 200 F-gassen-certificaat in zijn profiel. Bij aftekening van een werkbon controleren we of het certificaat geldig is — een verlopen monteur kan de werkbon niet aftekenen. Reminders gaan automatisch 60/30/7 dagen vóór verloop.

Bij elke installatie berekenen we automatisch de CO₂-equivalent op basis van type koudemiddel × vulling-kg. Als de installatie boven de 5-ton-grens uitkomt, krijg je verplichte lekcontrole-frequenties (12/6/3 maanden afhankelijk van vulling) en zien onderhoudscontract-reminders dat ook automatisch.

Ja, in Essentieel en hoger. CSV in de exacte STEK-template-kolomvolgorde — direct uploadbaar bij je STEK-portaal.

BRL 100 v3.0 (gepubliceerd juli 2025) scherpt drie eisen aan: (1) administratie-traceerbaarheid moet 7 jaar terug compleet opvraagbaar zijn — papieren werkbonnen worden bij audit per 1 april 2026 niet meer geaccepteerd; (2) monteur-certificering met BRL 200 F-gassen wordt strikt gehandhaafd op aftekening; (3) directiebeoordeling moet jaarlijks gedocumenteerd worden inclusief afwijkings-analyse. Wij dekken alle drie standaard. Onze cert-gate weert verlopen monteurs aan de werkbon-aftekening, audit-log is append-only, en de exports-pagina genereert een complete BRL-100-bundle in één klik.

Ja, op administratie-niveau. Sinds de Gasketelwet-handhaving van 1 april 2023 is K25000 / BRL 6000-25 verplicht voor wie aan gasverbrandingsinstallaties werkt. Onze installatiebeheer-module ondersteunt SCIOS-velden (scope 1-12 + eindgebruiker-type) en monteur-certificaten kun je per scope vastleggen. De compliance-module is beschikbaar voor CO-attest, lekcontrole, inbedrijfstellingsverklaring en VCA/RIE-checklist — wettelijke documenten worden in één klik gegenereerd in BRL/EU-conform PDF-formaat (zie /compliance). We bieden ook een begeleidingstraject om K25000 te behalen — zie /diensten/co-certificering-begeleiding.

Ja. Climatools heeft een rapporten-export waarmee je klanten, installaties en werkbonnen als CSV/Excel kunt downloaden. Wij doen daarna de import voor je. Zie /overstappen voor het volledige stappenplan.

Typisch 1-3 dagen voor de import zelf. Plus 1 week parallelle dual-running waarin je monteurs op de mobiele flow trainen. Na 7 dagen kun je het oude systeem opzeggen.

Dan schrijven wij de mapping voor je. Stuur een sample-export naar hallo@koldwerk.nl en we komen binnen 2 werkdagen terug met een import-plan.

Ja — self-serve CSV-import voor klanten en installaties is live op /instellingen/import. Owner/Admin uploadt een UTF-8 CSV, krijgt een preview met fout-overzicht, en bevestigt de import met één klik (max 1000 rijen per batch, idempotent op KvK/email of klant + locatie). Je kunt op de import-pagina ook een voorbeeld-CSV met de juiste kolomnamen downloaden. Voor Climatools- of ENK-exports doen we de eerste mapping graag mee — stuur je export naar hallo@koldwerk.nl en we komen binnen 1 werkdag terug. Werkbonnen-historie kun je als PDF-bulk uploaden en aan installaties koppelen.

Op EU-grondgebied. Hosting via Vercel Frankfurt, files via Cloudflare R2 Frankfurt, database via Neon of Supabase EU-region, e-mail via Resend EU. Geen VS-doorvoer, geen Schrems II-risico.

Ja. Naast de publieke stats-endpoint (/api/public/stats) en webhooks voor incident-events en werkbon-aftekening hebben we een volledige read-only REST API onder /api/v1 (klanten, installaties, werkbonnen, logboeken). Authenticatie via Personal Access Tokens met scopes en een rate-limit van 60 verzoeken per minuut. Beschikbaar in Plus en Enterprise — zie /api-docs voor curl-voorbeelden.

Ja, via Microsoft Entra (Azure AD). Beheer via Instellingen → Single Sign-On: optionele auto-provisioning op e-maildomein zodat nieuwe collega's bij eerste login automatisch een monteur-account krijgen. Beschikbaar in Enterprise. SAML 2.0 en andere IdP's: bespreekbaar.

We streven naar 99,5% uptime (Enterprise: 99,9% met SLA). Je kunt op /api/health zien of het systeem draait. Bij storingen sturen we een mail en updaten we onze release-notes met root-cause-analysis.

Nee. Drie waarborgen: (1) data-export op elk moment via /portaal/profiel — JSON met alle klant-, installatie-, werkbon- en mutatie-data, AVG art. 20 conform; (2) we hebben geen vendor-lock-in op formaten — werkbonnen exporteren als PDF, koudemiddel-mutaties als CSV in een formaat dat STEK accepteert; (3) onze code-base is op één team-niveau onderhoudbaar — als wij echt zouden omvallen, kunnen we de broncode + jouw data in escrow leveren zodat je een eigen overname kunt doen. Voor Enterprise documenteren we dit expliciet in het contract.

NAW-gegevens van eindklanten worden at-rest versleuteld met AES-256-GCM. Wachtwoorden zijn gehasht met Argon2id. Multi-tenant-isolatie zorgt dat er geen cross-werkruimte-toegang is. HTTPS overal, security-headers (CSP, HSTS, COOP), append-only audit-log.

Werkbonnen, koudemiddel-mutaties en kalibratie-records: 7 jaar (BRL-eis). Audit-log: 7 jaar. Bij opzeg van het abonnement: 30 dagen grace-period waarin je kunt exporteren, daarna anonimisering (PII verwijderd, audit-records bewaard zonder identificeerbare info).

Ja. Eindklanten met portaal-toegang zien hun eigen werkbonnen en installaties op /portaal. Voor formele inzage-/rectificatie-/verwijderingsverzoeken wenden zij zich tot het installatiebedrijf — dat is volgens AVG de verwerkingsverantwoordelijke.

Ja. Standaard-DPA conform AVG art. 28 staat publiek op /verwerkersovereenkomst. Voor Enterprise kunnen we een aangepaste DPA met aanvullende clausules afsluiten.