Koudemiddel-balans — een praktische gids voor sluitende administratie

Als één ding bij audits standaard fout gaat, is het de koudemiddel-balans. Niet omdat installateurs slordig zijn — wel omdat het administratief lastiger is dan het lijkt. Een 13,6 kg cilinder R-32 die jaren rondreist door bestelbussen, half-leeg in een magazijn-rek belandt, een verlovingsblokje gas afgeeft aan installatie X, dan deels wordt teruggewonnen, dan wordt overgeheveld naar een andere cilinder — alles moet naar dezelfde decimaal kloppen, anders sluit de balans niet.

De zes mutatie-types

In Koldwerk onderscheiden we zes mutatie-types, gespiegeld aan de F-gassenverordening:

1. INKOOP — een gevulde cilinder ontvangen van een leverancier. Gaat ín de cilindervoorraad. 2. TOEVOEGING_INSTALLATIE — koudemiddel uit een cilinder bijvullen op een installatie. Gaat úít de cilinder, ín de installatie-vulling. 3. TERUGWINNING — koudemiddel uit een installatie terug in een (recovery-)cilinder pompen. Gaat úít de installatie, ín de cilinder. 4. TRANSFER — koudemiddel van cilinder A naar cilinder B overhevelen. Twee mutaties als spiegel: een uitgaande op A, een inkomende op B (Koldwerk maakt automatisch de tegen-mutatie). 5. AFVOER — koudemiddel vernietigd of voor recyclage afgegeven. Gaat úít de cilinder, niemand neemt 't over. 6. RETOUR_LEVERANCIER — een cilinder (vol of leeg) terug naar de leverancier. Voorraad-correctie.

Het werkbon-koppeling-principe

Élke mutatie hoort gekoppeld te zijn aan ofwel een werkbon, ofwel een interne handeling met audit-trail. Concreet: een TOEVOEGING_INSTALLATIE bij een klant moet refereren aan een werkbon-nummer; INKOOP bij een leverancier moet refereren aan een leveranciersbon (of minstens een PO-nummer).

Bij Koldwerk wordt deze koppeling afgedwongen: TOEVOEGING en TERUGWINNING zonder installatie-ID kun je niet opslaan. Dat klinkt streng, maar voorkomt de klassieke "ik weet niet meer waar die 2 kg is gebleven"-situatie.

TRANSFER en het tegen-mutatie-mechanisme

Een TRANSFER is technisch lastig: je verplaatst koudemiddel van bron-cilinder naar doel-cilinder. Beide voorraden veranderen tegelijk. In Koldwerk gebeurt dit binnen één Prisma-transactie: ofwel beide mutaties slagen, ofwel geen van beide.

De UI dwingt op formulier-niveau af dat doel-cilinder hetzelfde koudemiddel-type heeft als de bron — geen R-32 in een R-410A-cilinder. En de bron-cilinder zelf kan niet als doel gekozen worden (preventieve UX). Server-side validatie checkt dit dubbel.

Wat als de balans niet sluit?

Eerste stap: bekijk de balans-overzicht-pagina per koudemiddel-type. Daar staat per type: totaal ingekocht, totaal toegevoegd, totaal teruggewonnen, totaal afgevoerd, theoretische voorraad, gemeten voorraad. Het verschil tussen theoretisch en gemeten = je probleem.

De drie meest voorkomende oorzaken:

1. TERUGWINNING niet geboekt. De monteur heeft koudemiddel uit een unit gehaald, maar geen mutatie geregistreerd. Resultaat: cilinder zwaarder dan in 't systeem. 2. Lekkage. Echt verlies door een lekkende installatie. Hoort gemeld te worden via de incidenten-module — en bij >150 g binnen één jaar op één installatie is herstel binnen 14 dagen wettelijk verplicht. 3. Nieuwe cilinder zonder INKOOP-mutatie. Een ongeregistreerde cilinder uit het busje verschijnt plotseling in 't systeem als "leeg" (default voor nieuwe cilinders). De gevulde-staat is dan "verloren".

Tip: doe maandelijks een quick-balans — kost 5 minuten, voorkomt audit-rampen. Bij Koldwerk hebben we hiervoor in de pipeline een `balans-check`-cron, zodat afwijkingen automatisch in een dashboard-widget verschijnen.

Cilinder-leeg-meeting versus boekvoorraad

Een aandachtspunt: gemeten voorraad is de fysieke weging van een cilinder. Boekvoorraad is wat je systeem zegt. Die twee horen op de gram nauwkeurig te kloppen. In praktijk: na elke maandelijkse rondgang door je magazijn kun je gemeten waardes ingeven en zoekt Koldwerk automatisch het kleinste afwijkings-patroon op. Als het verschil consistent in dezelfde richting wijkt: meet je weegschaal mogelijk verkeerd; als 't willekeurig is, is er waarschijnlijk een ontbrekende mutatie.

Hoe ziet 't eruit in een audit?

Een Kiwa- of STEK-auditor kijkt minimaal naar:

• 12 maanden mutatie-historie per cilinder, met volledige audit-trail.
• Lekkage-rate per type < 1% (STEK) en geen onverklaarde tekorten (BRL 100).
• TERUGWINNING als percentage van TOEVOEGING — een gezonde verhouding ligt rond de 30–50% voor onderhoudsbedrijven.
• Werkbon-mutatie-kruisreferenties: pakt 5 willekeurige mutaties, vraagt de bijbehorende werkbon erbij.

Met Koldwerk lever je dit in één klik aan via de rapporten-module.

Disclaimer: deze gids is een operationele samenvatting. Voor de exacte regelgeving rond F-gassen-administratie verwijzen we naar Verordening (EU) 2024/573 (opent in nieuw tabblad) en de Nederlandse Activiteitenregeling Milieubeheer (opent in nieuw tabblad).