K25000-jaarcontrole: dit verwacht de auditor

De K25000-jaarcontrole is voor veel bedrijven het moment van de waarheid: een auditor komt langs, vraagt twee installatie-dossiers op en bekijkt of de papieren overeenkomen met de werkelijkheid. Ben je voorbereid?

Wat checkt de auditor?

In de praktijk komt het neer op vier dingen:

• Cilinder-administratie. Per cilinder een ID, gewicht-leeg, gewicht-vol, koudemiddel-type, locatie, eigenaar. Bij de auditor in de bus zit een weegschaal.
• Mutatie-balans. De som van alle in/uit-mutaties moet sluiten met de cilinder-voorraad. Verschil van meer dan 1 kg per jaar = bevinding.
• Lekcontroles. Voor installaties met meer dan 5 ton CO2-equivalent (≈ 1,5 kg R-410A) moet jaarlijks een lekcontrole zijn uitgevoerd. Geen rapport = bevinding.
• F-gassen-certificaten van monteurs. Iedere monteur die koudemiddel raakt moet een geldig BRL 200-certificaat hebben. Verlopen = bevinding.

De typische valkuil

Negen van de tien bedrijven sluiten hun koudemiddel-balans niet. Niet omdat ze foefjes uithalen — maar omdat een monteur 0,5 kg R-32 op een werkbon noteerde en niemand dat ooit aan de cilinder-administratie heeft gekoppeld. Dat is een Excel-probleem.

Met de koudemiddel-module kan dit niet meer: zodra een monteur op een werkbon mutatie noteert, wordt de cilinder *en* de installatie automatisch aangepast. De balans sluit per definitie.

Voorbereiding op de audit zelf

Een dag vóór de audit:

• Genereer in de rapporten-module de "BRL 100 / K25000 audit-export". Eén PDF met alle dossiers.
• Check in monteurs / certificaten of alle F-gassen-certificaten geldig zijn (Koldwerk waarschuwt 90/60/30/7 dagen vooraf, dus dit zou geen verrassing moeten zijn).
• Print één installatie-dossier op papier voor de auditor — de rest digitaal beschikbaar via je laptop.

Disclaimer: K25000 is een Kiwa-systematiek; de exacte eisen kunnen per certificeerder verschillen. Raadpleeg Kiwa (opent in nieuw tabblad) of logboek-koudemiddelen.nl (opent in nieuw tabblad) voor de actuele eisen.